通过了解流程安排，摄影师就可以“详略得当”地安排拍摄——什么时候要打起十二分精神随时抓拍，什么时候可以歇一会儿，劳逸结合才能打好这场“持久战”。
提前“踩点”
如果有条件，摄影师可以提前到拍摄地点附近“踩点”（没条件的话也可以通过网络大致了解一下），熟悉周边的环境，这对于定机位、找角度很有帮助。
除此之外，摄影往往还会考虑利用一下当地的“本土元素”——地标建筑，当地特色自然/文化景观等，把它们融入照片里会让你的作品显得更鲜活，更有“临场感”。
准备器材
除了使用成像质量好的相机机身和“适应性广”的变焦镜头以外，摄影师还会准备一些额外的器材来提高拍摄成功率。
相机手柄。手持拍摄必备。手柄上集成了几乎所有机背上的按钮，能在竖拍时提供更多便利；手柄的力学结构能增加握持的平衡力臂，增强手持拍摄稳定性；有的手柄自带外接电池盒，能极大提高续航能力，不用因为更换电池而耽误拍摄。
“从头到尾”的跟拍，十分考验电池的续航能力。
三脚架/独脚架。根据拍摄的题材选择使用三脚架还是独脚架。如果基本上是“定点”的会议、演出拍摄，前者自然更好；而对于需要频繁更换场地的活动跟拍，用独脚架更好。
外置闪光灯。尽量买原厂的。拍摄这类题材时经常需要补光——当然，前提是不能对被摄者和活动流程产生过多影响。比如说，演出的时候就不能用闪光灯补光，只能靠高感光度提亮。
拍摄“空镜”
会议、活动除了拍人之外，最好再拍一些“空镜头”，即没有人出现，或者人物不是主体的照片，以增加会议的场景感。
最常见的手法，是拍摄已经布置好，但嘉宾/与会者还没进入的场地，场地以外的活动信息海报、主办方展板、宣传画等，也是“空镜头”的“常客”。
一些和会议本身可能没有直接关系的元素，也是空镜头的重要组成部分，如会场外的会议专用车辆，给嘉宾准备的会议资料，摆放好的茶杯，甚至是准备分发给与会媒体的媒体证等，它们都是对会议、活动背景信息的有力补充，让你的作品显得更生动、鲜活、全面、立体。
或许空镜头拍摄的内容不会每张都用得上，但一般每次都需要用上几张。更重要的是，由于不涉及“人”这个变量，拍摄这类作品的难度并不高，完全可以多拍几张备用。
